Til direktion, HR og bestyrelse
Hvad I påtager jer — og hvad I får skriftligt
Personlighedsdata om ansatte er ikke noget, en teamleder bør kunne købe alene. Siden her er skrevet til den, der skal sige ja, og den siger også, hvad der endnu ikke er godkendt.
Læs det her først
Grundlaget er udarbejdet, ikke godkendt. Hjemmelsvurdering, databehandleraftale, oplysningstekst og udkast til konsekvensanalyse ligger klar og afventer gennemgang hos en databeskyttelsesrådgiver. Indtil den gennemgang er sket, oprettes der ikke rigtige målinger hos kunder. Det står her, fordi I ellers ville opdage det senere — og fordi et værktøj, der ikke skriver sine egne forbehold, heller ikke skriver dem i rapporten.
Rollerne
- I er dataansvarlige
- Det er jeres medarbejdere, jeres formål og jeres beslutning. Oplysningspligten, konsekvensanalysen og fristen for sletning ligger hos jer.
- Consonify er databehandler
- Behandler svarene på jeres vegne og efter jeres instruks. Der indgås en databehandleraftale efter artikel 28.
- Fristen er jeres instruks
- De 60 dage er ikke noget, Consonify bestemmer. Sletning er et af de væsentligste skridt, en dataansvarlig råder over — bestemte databehandleren fristen, ville databehandleren træffe en dataansvarlig beslutning, og så var rollefordelingen en anden end den, der står i aftalen.
Hjemlen er interesseafvejning — ikke samtykke
Det er det vigtigste punkt på siden, og det er det, de fleste værktøjer i markedet tager fejl af.
Samtykke i ansættelsesforhold vil sjældent opfylde gyldighedsbetingelsen om at være afgivet frivilligt. Datatilsynet, Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold, marts 2023, s. 7
Begrundelsen er det ulige forhold mellem arbejdsgiver og ansat. Et ugyldigt samtykke er ikke et svagt grundlag — det er intet grundlag. Bygger et værktøj hele sin lovlighed på en afkrydsning, står behandlingen uden hjemmel den dag, nogen spørger.
Consonify behandler i stedet efter artikel 6, stk. 1, litra f — arbejdsgiverens legitime interesse i at udvikle teamets samarbejde. Samme vejledning peger på litra f for private arbejdsgivere, når der gennemføres personlighedstest, og slår samtidig fast, at der normalt ikke er tale om følsomme oplysninger efter artikel 9.
Ærligt om grundlaget
Passagen i vejledningen står i afsnittet om rekruttering og handler om ansøgere. Der findes ingen vejledning om personlighedstest af allerede ansatte. Slutningen derfra til her er den, en rådgiver skal bekræfte — den er ikke selvfølgelig, og den påstås ikke at være det.
Alle udsagn om politisk og religiøs overbevisning er fjernet — i det lange skema en hel facet på fire udsagn. Var de blevet stående, ville hele skemaet være rykket ind under artikel 9, og så havde litra f ikke været nok.
Konsekvensanalysen er obligatorisk — og pligten er jeres
Artikel 29-gruppens retningslinjer (WP248) opstiller ni kriterier; opfylder en behandling to af dem, bør der laves en konsekvensanalyse. Consonify rammer mindst to:
- Profilering — der beregnes en personlighedsprofil.
- Sårbare registrerede — ansatte nævnes udtrykkeligt, med den øgede skævhed i magtfordelingen som begrundelse.
Pligten ligger hos jer som dataansvarlige. Derfor følger der et udkast til konsekvensanalyse med, som I kan tage stilling til frem for at skrive fra bunden. Det er et udkast til jeres arbejde, ikke en godkendelse.
Artikel 22 — og hvorfor den ikke rammer
Der træffes ingen automatisk afgørelse om nogen enkeltperson. Analysen udpeger ingen, beskriver kun mønstre i et hold, og må ikke bruges til ansættelsesbeslutninger.
Det sidste er det afgørende, og derfor står det ikke kun i produktet. Det står i databehandleraftalens bilag D og handelsbetingelsernes punkt 8 som jeres forpligtelse, med lukning af adgangen som følge. Stod det kun på en skærm, ville det være en henstilling, og en henstilling kan ikke bære en vurdering af artikel 22.
De seks regler er aftaletekst
De er samtidig produktets garantier over for medarbejderne og jeres forpligtelser over for Consonify. Det er dét, der gør, at en interesseafvejning kan falde ud til den rigtige side: uden dem er der ingen sikkerhedsforanstaltninger at lægge i vægtskålen.
- Medarbejderen er den primære bruger. Ikke lederen.
- Analysen frigives først ved fire besvarelser.
- Ingen udpegning. Aldrig navngivne personer.
- At dele sin egen profil er deltagerens aktive valg. Aldrig standard.
- Symmetrisk information. Deltageren kan altid se, hvad lederen kan se.
- Må ikke bruges til at udvælge, forfremme, aflønne eller afskedige nogen.
Reglerne er håndhævet i koden, ikke kun i teksten. Der findes for eksempel ingen rute i programmet, der giver en leder adgang til en enkelt deltagers rapport — og en deltagers sletning virker også efter, at målingen er lukket og betalt.
Offentlige arbejdsgivere kan ikke købe endnu
Offentlige myndigheder kan som udgangspunkt ikke behandle personoplysninger på grundlag af interesseafvejningsreglen. For kommuner, regioner, skoler og styrelser kræver det derfor et andet grundlag, som ikke er afklaret.
Det står her frem for at blive opdaget efter en underskrift.
Det, I kan få tilsendt
- Databehandleraftale
- Datatilsynets standardkontraktbestemmelser med Consonifys bilag. Formålsbegrænsningen er jeres forpligtelse i bilag D. Læs den her. Udkast, endnu ikke gennemgået af en jurist.
- Oplysningstekst
- Artikel 13-teksten, som den vises for medarbejderen på skærmen før skemaet — ikke som et link, medarbejderen selv skal finde.
- Interesseafvejning
- Den skriftlige afvejning, der ligger bag valget af litra f. Udkast.
- Konsekvensanalyse
- Udkast til jeres DPIA, med de to kriterier fra WP248 og de foranstaltninger, der modsvarer dem.
- Fortegnelse
- Consonifys egen fortegnelse som databehandler efter artikel 30. Under udarbejdelse.
Hvad I ikke får
- Ingen adgang for HR til enkeltpersoners resultater. Der findes ikke en HR-visning — heller ikke mod betaling.
- Ingen eksport af rådata. Svarene forlader ikke systemet.
- Ingen sammenligning af to navngivne medarbejdere.
- Ingen rangordning af hold i organisationen.
Det er ikke funktioner, der mangler. Det er fire ting, der hver især ville gøre alt det ovenstående usandt.